Paskutinį pusmetį nuolatos susiduriu su laiko trūkumu. Matau du šios problemos sprendimus: sumažinti darbų skaičių arba geriau išnaudoti kiekvieną dieną – nuo pat tos minutės, kai atsibundu. Šiuo metu nerandu darbų, kurių galėčiau atsisakyti: studijos (vieną paskutinių semestro dienų atsiskaitymui kuriant žaidimą pasiektas asmeninis rekordas – 24 valandos programavimo su pusvalandžio pertrauka universiteto kompiuterių labaratorijoje), naujų idėjų įgyvendinimas (kuriu savo Europos pigių skrydžių paieškos sistemą), senų projektų (pirmiausia – Uždarbis.lt) priežiūra ir, galiausiai, straipsnių rašymas (akivaizdu, jog šis tinklaraštis nukenčia labiausiai). Taigi negalint (nenorint – kažkada samprotavau, jog viskas priklauso nuo norų) atsisakyti darbų beliko galvoti, kaip geriau išnaudoti laiką, kurį turiu. Šis įrašas – apie produktyvumą skatinančius būdus, kuriuos pasitelkiu paskutiniais mėnesiais.

Manau, kad su laiko valdymo problemomis susiduria dauguma žmonių, atliekančių bet kokį protinį darbą: tiek mokinys, tiek studentas, tiek rašytojas, tiek programuotojas, tiek dauguma kitų atsiduria situacijose, kai žino, kad kažką turi atlikti, bet negali savęs priversti to padaryti. Turbūt žymiai lengviau yra su fiziniais darbais, kai pagrindinis krūvis tenka ne galvai, o pavyzdžiui, rankoms ar kojoms: tuomet tiesiog judi ir viskas.

Kaip bebūtų, nėra vieno sprendimo tinkančio visiems. Daugybė skirtingų faktorių skatina ir žlugdo produktyvumą, todėl kiekvienas turi sugebėti susikurti sąlygas darbui sau.

Dienos organizavimas

Mano pagrindinė taisyklė yra visuomet keltis anksti – nesvarbu, ar savaitgalis, ar atostogos, ar paskaitos tik po pietų. Jei atsikeli 11-12 valandą, jau iš karto būni praradęs pusę dienos, o likusį laiką dar gerokai sutrumpina kasdienės rutinos dalykai (tokie, kaip maisto gaminimas) ir pramogos (susitikimai su draugais, sportas ir kita). Taigi keltis anksti norint kažką nuveikti man atrodo tiesiog būtina – nebent dirbi naktimis.

Nemanau, kad žmonės, kurie kiekvieną darbo dieną nuo 8 iki 17 valandos praleidžia biure, visą tą laiką yra produktyvūs. Tai neįmanoma. Kiek valandų iš tų, kurias paskiriame darbui, mes iš tikrųjų dirbame?

Kiekvienas žmogus turi savo paros metą, kuriuo nuveikia daugiausia: vienus įkvėpimas pagauna naktį – po vidurnakčio, kitus švintant ar temstant. Tą savo laiką reikia atrasti.

Laiko valdymo svarbą pastebėjau studijuodamas Škotijoje: mano universitete studentai kasdien paskaitose praleidžia ne daugiau nei 2-3 valandas (aš pats paskutinį semestrą turėjau tik 4 valandas paskaitų per savaitę), o visą kitą laiką skiria savarankiškam mokymuisi – ne šiaip sėdėjimui prie knygų (kaip dėstytojai suvokia savarankišką mokymasį Lietuvoje), bet konkrečių darbų su nustatyta laiko riba (deadline) atlikimui (man teko 16 atsiskaitymų per 12 savaičių – tai yra, daugiau nei 1 vertinamas darbas per savaitę).

Taigi iš 24 valandų per parą dažniausiai daugiau nei 20 valandų lieka studentui – organizuotis laiką taip, jog visi darbai būtų atlikti. Tai laisvė, kurią kiekvienas studentas gali išnaudoti savaip.

Pavyzdžiui, žinau, kad vienas mano draugas kasdien nuo 15 iki 18 valandos visada bus bibliotekoje – nes tai jo darbo laikas, kai jis nuveikia daugiau nei bet kuriuo kitu paros metu.

Kitos draugės per metus niekada nesu matęs ryte – nors gyvenome bendrabutyje, kuriame visi pusryčiaudavome vienu metu, – ji tiesiog tuo metu miegodavo ir prabusdavo tik prieš pietus. Po pietų ji apsilankydavo keliose paskaitose (kurių dar nebuvo pramiegojusi), o tuomet užsidarydavo su knygomis ta tema, kurią ji kaip trečiakursė politologė tuo metu buvo pasirinkusi tyrinėti (vieną mėnesį tai buvo Kinijos Liaudies Respublikos rėžimas, kitą Kuba ar Rusija). Prieš vidurnaktį ji visada išeidavo pasivaikščioti – pravedinti galvos, o grįžusi kasnakt sėsdavo prie savo rašto darbo (esė), kuris turėjo tapti jos skaitymų galutiniu rezultatu. Ji miegoti nueidavo tuomet, kai visi jau keldavosi, bet tokia dienotvarke visada buvo patenkinta ir niekada nesistengė jos keisti – dienos metu jai rašyti tiesiog būdavo kančia.

Man pačiam geriausias laikas yra paryčiais, 4-7 valandą ryto. Tuomet galva būna visiškai šviežia, jokio nuovargio ir pašalinių minčių (nes nieko tądien dar nebūna įvykę), niekas nebando su manimi susisiekti (visi juk dar miega) ir pakankamai laiko iki pirmų paskaitų (darbo trukdžių), kad galėčiau ką nors daugiau nuveikti. Tiesa, ne visada atsikelti (turbūt tiksliau – eiti miegoti) anksti yra lengva, bet pastebėjau, kad jei tai pavyksta du rytus iš eilės, trečiąjį jau pabundu paryčiais be žadintuvo. Žodžiu, dienotvarkė veikia tuomet, kai jos laikaisi.

Vienas efektyviausių dienos organizavimo įrankių man yra darbų grupavimas. Jei aš turiu kur nors išeiti, stengiuosi vienu išėjimu atlikti kuo daugiau. Jei 10-tą valandą ryto man kažkas pasiūlo susitikti, o 16-tą turiu paskaitą (tai reiškia savo darbų nutraukimą), atsakau, jog galime susitikti prieš pat arba po mano paskaitos. Jei sutikčiau susitikti bet kada, prarasčiau daug laiko vaikščiodamas pirmyn ir atgal, išsiblaškyčiau ir darbams turėčiau tik mažas laiko atkarpas, per kurias vos įsivažiavus tektų sustoti ir vėl kur nors lėkti. Dažniausiai tiesiog stengiuosi visus susitikimus planuoti vakare arba popiet. Taigi, manau, jog reikia siekti kuo ilgesnių laiko atkarpų be trukdžių, kurias galima skirti darbui; jei trukdžiai neišvengiami – tuomet tegu būna visi kartu, vienas po kito.

Tais atvejais, kai negaliu susikaupti, vadovaujuosi posakiu, jog nuo vienų darbų pailsima pradedant kitus. Ar tai būtų rašymas, ar programavimas – geriausios mintys kyla tuomet, kai nelaikau tušinuko rankose ir nesu iškėlęs pirštų virš klaviatūros, – dažniausiai tiesiog vaikščiojant gryname ore. Tad dienų be pasivaikščiojimų (ir metų – be ilgesnių kelionių, savaitėms palikus kompiuterį namuose) neįsivaizduoju.

Bendravimas su žmonėmis

Didžiausia kliūtis dirbant, mano nuomone, yra kiti žmonės ir bendravimas su jais. Išskyrus tuos atvejus, kai jūs esate kolegos, dirbate prie to pačio projekto ir keičiatės mintimis apie jį vienas su kitu (o ne kokiame dešimties žmonių susitikime, kurio pusė laiko užima bandydamas nutarti apie ką reikia kalbėti), visa kita tiesiog žudo produktyvumą. Šia tema rekomenduoju išklausyti labai gerą Jason Fried kalbą, pasakytą TED: „Kodėl darbas nevyksta darbe“.

Mane labiausiai trukdo gyvo susirašinėjo programos. Priežastis paprasta: jei man senas draugas vidury darbų parašys: „Sveikas, Kerniau, kaip tu laikaisi?“ – mano visi darbai bus baigti ir mes kelias valandas bendrausime – nes jis juk su manimi susisiekė būdamas laisvas, o aš teoriškai taip pat niekur neturiu išeiti ir noriu apie jį sužinoti – nesvarbu, jog tai mano darbo laikas. Taigi vietoje „Atleisk, aš dabar užimtas“ jau antrus metus beveik nenaudoju Skype (išskyrus vaizdo pokalbius ir konferencijas su žmonių grupėmis, dėl kurių specialiai prisijungiu), taip pat esu atsijungęs nuo Facebook „gyvų pokalbių“, jog manęs niekas neužkalbintų iš neturėjimo ką veikti. Tiesiog gyvi susirašinėjimai dažniausiai neturi pabaigos, o nutrūkus vienam netrukus prasideda kitas.

Dėl šios priežasties pagrindine nuotolinio bendravimo priemone laikau elektroninį paštą: rašydamas laišką tu iš karto išdėstai visas mintis, dažniausiai nerašai be rimtesnės priežasties, o jį galima perskaityti ir į jį atsakyti tuomet, kai laikas tau yra tinkamas.

Apskritai, nors esu informatikas, labiau vertinu gyvą bendravimą nei virtualų. Mieliau vakarus leidžiu susitikęs su draugais nei dienas su jais susirašinėdamas per Skype. Net jei tie susitikimai ir nebūna dažni, jie vis tiek tūkstančius kartų įsimintinesni už bet kokius apsikeitimus žinutėmis internete.

Aplinka

Produktyvumas neretai priklauso nuo vietos. Kartais pastebiu, kad savo kambaryje, kuriame praleidžiu daugiau laiko, jau nebegaliu susikoncentruoti. Tuomet persikeliu į biblioteką (skaityklą) ar įsitaisau kavinukėje pasiėmęs puodelį kavos. Neretai įkvėpimas ką nors nuveikti (programuotojui tai gali būti ir sukūrimas kokio naudingo niekučio, kaip semestro vidurkio skaičiuotuvas ar patobulintos CouchSurfing paieškos) apima neįprastose vietose, – pavyzdžiui, traukinyje ar laukiant lėktuvo oro uoste – šį laiką taip pat galima puikiai išnaudoti.

Miegas ir nemiga

Tuomet, jei vidury dienos ar pavakary jaučiuosi mieguistas, man padeda 20 minučių nusnūdimo metodas. Jo mintis paprasta: nusistatyk žadintuvą, kuris turėtų suskambti lygiai po 20 minučių, ir užsimerk – leisk sau užmigti. Net jei užmigsi ne iš karto arba visai neužmigsi, poilsis turi baigtis nuskambėjus žadintuvui. Man šis būdas veikia puikiai – pabudęs iš karto jaučiuosi žvalesnis ir būna labai keista, kad prabėgo vos 20 minučių. Būdamas mieguistas priešingu atveju nieko naudingo nenuveikiu ir kankinu save arba nueinu miegot ilgam ir tuomet nebegaliu užmigti naktį – galiausiai iškrentu iš ritmo.

Nemiga dažniausiai kyla dėl dviejų priežasčių: kai galvoje daugybė minčių arba kai per dieną trūksta fizinio krūvio. Dažniausiai, daug laiko praleidžiant prie kompiuterio, pasitvirtina antrasis variantas: tiesiog pavargsta galva, akys, bet ne visas kūnas. Geriausia išeitis – daugiau judėti – jei ne, pavyzdžiui, žaisti krepšinį, tai bent jau išeiti pasivaikščioti kokiai valandai per dieną. Kažkur skaičiau mintį, jog jeigu neužmiegi per 15 minučių, – nebesistenk, o geriau pasiimk knygą ar užsiimk bet kuo kitu. Priešingu atveju gali iššvaistyti ne vieną valandą ir galiausiai vis tiek prabusti ryte neišsimiegojęs.

Jei miegas yra jūsų rūpestis, galbūt pravers nemokama e-knyga: „40 Sleep Hacks: The Geek’s Guide to Optimizing Sleep“.

Informacijos srauto filtravimas

Ironiška, bet tai, kas mums šiais laikais sutaupo daugiausia laiko dirbant, daugiausia jo ir atima, kai dirbti nesugebame, – kompiuteris ir internetas.

Naujienų portalai, tinklaraščiai ir visas kitas informacijos srautas kasdien kėsinasi atimti labai daug laiko jį sekant. Žinoma, naudinga žinoti kuo daugiau, bet taip gali praleisti visą gyvenimą – beskaitydamas kitų mintis ir vis nerasdamas laiko įgyvendinti (išreikšti) savųjų.

Anksčiau naudodavau Google Reader sekti visiems mėgstamiems tinklaraščiams, taip pat daugybę kartų per dieną atsidarydavau Lietuvos naujienų portalus. Galiausiai supratau, kad ne viskas, kas yra paskelbiama kiekvieną minutę, yra verta mano laiko ir dėmesio. Pavyzdžiui, mane dominantys tinklaraščiai (net gerai juos atrinkus) kartu sudėjus kasdien paskelbia daugiau nei pusšimtį naujų įrašų – jei aš juos visus mėginsiu perskaityti, per dieną daugiau nieko nenuveiksiu.

Vertas dėmesio naujienas ir straipsnius gali padėti atrinkti tiek žmonės, tiek technologijos. Svarbiausias Lietuvos naujienas sužinau peržvelgęs VisosNaujienos.lt, o kas vyksta mano srityje – informatikoje, kartu svarbiausius pasaulio įvykius ir įdomiausius straipsnius įvairiausiomis temomis – iš Hacker News bendruomenės, kurioje informatikai dalinasi nuorodomis į viską, kas patraukia jų dėmesį (nuo technologijų naujienų iki sukrėčiančio straipsnio apie žmones, paliktus Everesto viršūnėje ir nuostabių nuotraukų iš ką tik Vietname atrasto urvo, kuriame, sako, galėtų tilpti dangoraižis), o į pirmąjį Hacker News puslapį patenka tik tos nuorodos, kurios sulaukia didžiausio narių pripažinimo.

Taigi, man nepavyksta visiškai atsiriboti nuo informacijos srauto ir jis neretai atitraukia nuo darbų, bet džiaugiuosi dėl to, jog straipsniai, kurie pasiekia mano akis, dažniausiai yra to skaitymo laiko verti, – priešingai nei buvo anksčiau, kai naršyklės lange rinkdavau „www.delfi.lt“.

Įrankiai, skatinantys produktyvumą

Darbai prasideda nuo minčių galvoje, todėl svarbiausia – jas efektyviai organizuoti. Anksčiau naudojau sąsiuvinius ir kaip ir daugelis buvau pastebėjęs, jog mintis geriausia išreikšti punktais. Prieš kelis mėnesius internete atsirado svetainė, kurios dėka man sąsiuvinis ir rašiklis tapo nebereikalingi. Ta svetainė – visiškai paprasta ir nemokama – WorkFlowy. Tai nuostabiausias dalykas, kurį paskutiniu metu atradau internete ir kurį naudoju kasdien.

Google Docs yra antras įrankis, be kurio darbą sunkiai įsivaizduoju. Jis leidžia saugoti ir dalintis bet kokio formato bylomis, o svarbiausia – atstoja visą Microsoft Office paketą ir yra nemokamas. Jau seniai nenaudoju Microsoft Word ir Excel programų. Google Docs leidžia būti tikram, kad net užlūžus kompiuteriui aš neprarasiu savo dokumentų, juos bet kada galėsiu pasiekti iš bet kurio kompiuterio ir net atlikęs daugybę pakeitimų vis tiek prireikus rasiu išsaugotą senesnę dokumento versiją. Ką jau kalbėti apie Google Docs galimybes dirbant komandoje, – pavyzdžiui turėti bendrą keliems žmonės prieinamą Google SpreadSheet (taip vadinamas Microsoft Excel atitikmuo) tvarkant komandos (įmonės) pajamas ir išlaidas – vieni gali turėti teisę tik peržiūrėti, kiti ir redaguoti bylą, o visų pakeitimų istorija yra išsaugoma.

RescueTime yra trečiasis mano naudojamas įrankis, kuris padeda kontroliuoti save. Įdiegus mažą programėlę į savo kompiuterį galima nustatyti svetaines, kurios jums trukdo susikaupti (Facebook, YouTube ir dauguma naujienų portalų yra rekomenduojamų sąraše). Paspaudus „Get Focused“ mygtuką ir nustačius laiką, kuriam norite panaikinti darbo trikdžius, priėjimas prie visų jūsų laiką eikvojančių svetainių yra užblokuojamas. Man visai patiko, kai negalėdamas susikaupti eilinį kartą surinkęs Facebook adresą pasijaučiau tarsi gavęs tu liniuote per pirštus: atsidarė tamsiai mėlynas langas su (besikeičiančia) citata apie produktyvų darbą ir kantrų tikslų siekimą – ir taip kaskart bandant atsidaryti bet kurį puslapį, kuris nepadeda darbų atlikti (į tokį sąrašą aš įtraukiau ir savo jau aprašytus naujienų šaltinius). Tiesa, ši funkcija yra mokama, tad reikia įvertinti, ar tas laikas, kuri ji jums išsaugotų, yra vertas mėnesinio mokesčio.

Galiausiai nemokama Pomodairo programa, padeda valdyti laiką. Ji veikia pagal Pomodoro techniką, kuri siūlo savo laiką suskaidyti į 25 minučių darbo atkarpas, po kurių turi eiti 5 minutės poilsio. Idėja yra paprasta: 25 minutes turite skirti vienam konkrečiam darbui atlikti ir į jį visiškai susikoncentruoti. Pasibaigus laikui galite nuspręsti, kam skirsite naują darbo atkarpą: ar tęsti pradėtą darbą (jeigu jo dar nebaigėte), ar pradėti kitą. Tai sukuria tarsi egzamino aplinką: tu turi užduotį ir ribotą laiką jai atlikti; matai kaip laikas tiksi ir per jį stengiesi suspėti padaryti kuo daugiau. Iš tikrųjų tai yra veiksmingas būdas patempti save, nes kuo daugiau laiko jautiesi turintis prieš akis – tuo daugiau jo iššvaistai, o jei darbui skiri ribotą laiką – neturi kur dėtis ir stengiesi padaryti kuo daugiau.

Taigi pirmieji du mano pasiūlyti įrankiai skirti darbams atlikti, o likę du – laikui organizuoti. Laiko organizavimas prie kompiuterio iš esmės yra žaidimas su savimi ir bandymas save apgauti, bet dažnai tai tiesiog veikia – tad kodėl nepažaisti.

Pabaigai

Tikiuosi, jog šiame įraše pasidalintos mintys jums padės labiau branginti ir geriau išnaudoti savo laiką. Be to, manau, kad kiekvienas turi savų būdų organizuoti darbus, tad būtų įdomu sužinoti, kaip savo laiką valdote jūs.